ما برای اداره شرکت از فرآیند تعیین هدف   OKR (اهداف و نتایج کلیدی) استفاده می‌کنیم. به عنوان مدیرعامل، در ابتدای هر فصل، یک جلسه همگانی در شرکت برگزار می‌کنم و طی آن OKR (اهداف و نتایج کلیدی) گذشته و فصل جدید، راهبرد کلی و ارزش‌های محوری شرکت را مورد بررسی قرار می‌دهم. ۶-۷ هفته بعد، جلسه میان-فصل را برای بررسی مقدار پیشرفت به سوی اهداف برگزار می‌کنم. اهداف اصلی این دو جلسه شرکتی، ایجاد شفافیت درباره جهت شرکت و تقویت تعهد کاری تیم است.

با راه‌اندازی ابزار نظرسنجی در ۷Geese ، تصمیم گرفتم تا میزان اثربخشی این جلسات را اندازه‌گیری کنم. لذا بر آن شدم تا درخواست بازخورد کنم، چون از چند نفر شنیده بودم که جلسات اثربخشی ندارند.

شخصاً درخواست بازخورد را دوست ندارم، چون باعث ناراحتیم می‌شود و همیشه از زمان درخواست بازخورد تا وقتی که افراد جواب می‌دهند، کمی نگران می‌شوم. این حالت شبیه همان احساسی است که پس از آزمایش پزشکی، منتظر نتایج هستید. با این وصف، خودم را به چالش کشیدم و درخواست بازخورد کردم تا ببینم آیا منافع این جلسات بیش از ضرر آن‌ها است یا خیر. من بلافاصله بعد از تشکیل جلسه، این سه سؤال را از کارکنان پرسیدم. برای حصول اطمینان از صراحت ممکن در پاسخ‌ها، از قابلیت بازخورد ناشناس۷Geese استفاده کردم.

اولین بازخورد فوری:

شخصاً فکر می‌کردم که اکثر افراد واکنش مثبتی نشان می‌دهند. با این وصف، تعجب کردم. این‌ها نتایجی هستند که دریافت کردم:

در اینجا چند پاسخ به سؤال آخر را ملاحظه می‌کنید:

«بسیاری از اهداف بدون هیچ بحثی، «فرعی و پرت[۱]» هستند، به عنوان مثال، چرا آن‌ها فرعی و پرت هستند؟ ما چه‌کار می‌کنیم تا آن‌ها را به مسیر اصلی برگردیم؟ یا اگر آن‌ها فرعی و پرت هستند، آیا حتی به‌قدر کافی مهم‌اند؟ واقعاً چرا به روشنی، روی آن‌ها کار نکردیم؟»

«من فکر می‌کنم با دادن فرصت به هر مدیر برای صحبت درباره اهداف همسوی واحدش، می‌توان بخش بررسی اهداف سازمان را بهبود بخشید. برای مثال، یک مدیر، ۳ هدف واحد خود را که با هدف شماره ۱ سازمان همسو شده، بررسی می‌کند. فکر می‌کنم این کار، به بهبود جریان این جلسه کمک می‌کند.»

«معمولاً این جلسات را با احساسی خوب همراه با شور و اشتیاق ترک نمی‌کنم. گاهی اوقات، این جلسات می‌توانند کاملاً خسته‌کننده باشند. ما باید برای تجلیل/قدردانی علنی از کار خوبی که کارکنان انجام می‌دهند، اقدام بهتری بکنیم. من احساس می‌کنم این نوع مراسم تجلیل گروهی، برای تقویت روحیه مهم هستند.»

بازخورد، درست بود و با وجودی که پاسخها مثبت نبودند، من خیلی خوشحال بودم که سؤالات را پرسیده بودم. تصمیم گرفتم برای جلسه بعدی، سه تغییر را به مرحله اجرا درآورم:

از مدیران واحدها بخواهم تا همه هم‌زمان OKRها (اهداف و نتایج کلیدی) خود را ارائه کنند. قبلاً، بدون نظم خاصی، به تفصیل هر هدف را یک به یک بررسی می‌کردیم. این امر، جریان جلسه را مختل می‌کرد، چرا که رشته کلام مدیران واحدها از دست می‌رفت.

اطمینان حاصل کنید که در این باره صحبت می‌کنیم که چرا اهداف فرعی و پرت هستند و برای برگرداندن آن‌ها به مسیر اصلی، چه‌کارهایی می‌کنیم. اینکه فقط به فرعی بودن چیزی اشاره کنیم، کمکی نمی‌کند یا انگیزشی ایجاد نمی‌کند.

حصول اطمینان از بزرگداشت پیروزی‌ها و قدردانی از افرادی که بالاتر و فراتر از حد انتظار عمل کرده‌اند.

دومین بازخورد فوری:

بعد از جلسه بعدی، همان سؤالات بازخورد را پرسیدم و پاسخ‌های زیر را گرفتم. هم شفافیت و هم تعهد کاری افزایش یافت و به من انگیزه مضاعفی داد تا به بهبود قالب جلسه ادامه دهم.

در اینجا چند پاسخ به سؤال آخر را ملاحظه می‌کنید:

«دیدن اینکه شرکت در چه مسیری پیش می‌رفته، عالی است. مثل خط تولید یک محصول؛ من مطمئن نیستم که آیا این سؤال، خواسته زیادی است یا نه، اما ای‌کاش می‌توانستیم عکس‌های لحظه‌ای داشته باشیم تا نحوه تکامل محصول را نشان دهیم. بسیار جالب خواهد بود که ببینیم ۷geese  صرفاً در یک فصل، چقدر رشد کرده ‌است.»

«روی‌هم‌رفته، فکر می‌کنم که این جلسه، آرام‌ترین جلسه بود.»

«واقعاً، در خلال جلسه، ارتباطات فشرده و شفافی صورت گرفت. واقعاً از آن لذت بردم!»

«جمع‌بندی هر واحد از فصل دوم کاری یک مقدمه عالی برای کارهایی بود که هر حوزه انجام می‌دهد؛ با این وصف، فکر می‌کنم، می‌توانیم در پایان جلسه بهتر عمل کنیم تا برای فصل بعدی، هیجان بیشتری ایجاد شود.»

«کدگذاری رنگی گیج‌کننده بود. دوست داشتم اسلاید جدیدی ببینم که حاوی اولویت‌ها/نقشه راه محصول جدید باشد.»

دوباره، بازخورد بسیار آموزنده و مفید بود. از پاسخ‌هایی که به بازخورد داده شد، چیزی که در طول جلسه موجب سردرگمی می‌شد، بخش نقشه راه محصول بود. افراد خواهان آن بودند که شاهد مصورسازی بهتری از نحوه انجام کار بر روی نقشه راه محصول باشند. یک نفر نیز اشاره کرد که باید این جلسه را با هیجان بیشتری به اتمام برسانیم. تصمیم گرفتم تغییرات بیشتری را در جلسه بعدی ایجاد کنم:

ایجاد مصورسازی بهتر از نقشه راه محصول.

درج فهرستی از تمام چیزهایی که تا کنون در سال ۲۰۱۷ با محصول ارسال کرده‌ایم. مدیر محصول ما، فهرست زیر را آماده کرد.

تهیه اسلاید جدیدی حاوی نکات پایانی.

بازخورد فوری سوم: با پیروی از همان رویه، بلافاصله بعد از خاتمه جلسه بعدی، سه سؤال بازخوردی پرسیدم. در اینجا پاسخ‌ها را ملاحظه می‌کنید:

در اینجا چند پاسخ به پرسش آخر را ملاحظه می‌کنید:

«فکر می‌کنم که ترکیب خوبی از نگاه به آینده و نگاه به گذشته را داشتیم.»

«به طور کلی، این جلسه شفافیتی را ارائه می‌داد که بسیار ضروری بود، اما نگرانی اصلی من، بیشتر زمان‌بندی بود. ای‌کاش می‌توانستیم در مورد برگزاری به موقع جلسه، کوشاتر باشیم.»

«این اتفاق کماکان در هر جلسه همگانی رخ می‌دهد، اما باید جلسه را سر وقت شروع کنیم و سر وقت آن را به اتمام برسانیم. امروز واقعا تا ساعت ۱۲:۳۰ جلسه را شروع نکردیم. با احتساب بیست نفری که در اتاق بودند، ۱۰ ساعت از کل زمان تلف شد که واقعاً شیوه ناامیدکننده‌ای برای شروع یک جلسه است.»

برای اینکه ببینم نرخ (پاسخ‌ها)ها برای جلسه بالاتر رفته، هیجان ‌زده بودم. بازخورد سازنده دیگر، عدم فوریت جلسه بود. معمولاً این جلسات را سر وقت یا چند دقیقه دیرتر برگزار می‌کنم، چون برای انجام اصلاحات دقایق آخر در اسلایدها عجله دارم یا ارائه خود را در خانه تمرین می‌کنم. نمی‌توانم انکار کنم که مشکل تأخیر مزمن دارم و همیشه مقدار زمان مورد نیاز برای آماده شدن و رفت‌وآمد را کمتر از مقدار لازم تخمین می‌زنم. برای جلسه بعدی، تنها تغییر این خواهد بود که اطمینان حاصل کنم که سی دقیقه قبل از جلسه حاضر هستم و لپ‌تاپ، تنظیمات فنی برای اعضای تیم که از راه دور در جلسه حضور پیدا می‌کنند و همچنین اسلایدها آماده استفاده هستند.

روند پاسخ بازخورد:

نمودار زیر چگونگی بهبود اثربخشی جلسه شرکت را طی سه نوبت نشان می‌دهد. بیش‌ترین بهبود مربوط به همسویی و تعهد کاری تیم بود که از ۵۲ % به ۸۳ % افزایش یافت (۶۰ % بهبود).

نتیجه‌گیری و یادگیری‌ها:

حالا بعد از مشاهده چگونگی بهبود جلسات، راه برای درخواست بازخورد، هموارتر است. می‌خواهم درخواست بازخورد بیشتری کنم و به افرادی که درخواست بازخورد می‌کنند، ترفیع بدهم. در یادداشت‌های آتی، در مورد نحوه ترفیع مؤثر اعضای تیم به دلیل درخواست بازخورد درباره عملکرد خودشان بحث خواهم کرد.

[۱] Off Track