تعیین اهداف کارآمد به صورت طبیعی خودش انجام نمی شود.،. صرف وقت و تلاش برای نوشتن اهداف و نتایج کلیدی موجب خوب شدن آن می شود. ولی زمانی که ساختاری پشتیبانی برای به وقوع پیوستن آن ها ندارید، پرداختن به این موضوع که چقدر اهداف و نتایج شما خوب نوشته شده است چندان اهمیتی ندارد. شما به نظارت ساختارها یا فرآیندها نیاز دارید برای انکه اطمینان یابید که می توانید مواردی را که پیرامون نتایج و اهداف کلیدی هستند مانند : پاسخگویی، همسویی و تمرکز
پاسخگویی
تعیین برنامه نتایج و اهداف کلیدی به صورت معجزه آسایی موجب افزایش پاسخگویی یا همسویی یا تمرکز در این موضوع نمی شود. وقتی صحبت از پاسخگویی می شود، شما به دو نوع ساختار پشتیبانی مناسب احتیاج دارید.
اولین ساختار حمایتی مذاکره است. اهداف و نتایج کلیدی خوب از فرآیند مذاکره نتیجه گرفته می شوند. پس از اینکه تیم در کنار یکدیگر گرد آمدند و اهداف و نتایج کلیدی را نوشتند، نظرات باید با رئیس به اشتراک گذاشته شوند و باید درباره مواردی به خوبی گفتگو صورت پذیرد:
آیا این اهداف و نتایج کلیدی استراتژی سازمان را نشان می دهند؟
آیا درکی از چشم‌انداز و مسیر شرکت را ارائه می‌دهند؟
آیا برای کارکنان سازمان تعهد ایجاد می‌کنند؟
آیا به طور مناسبی بسط داده شده اند؟
در حالت عادی اهداف و نتایج کلیدی باید از پایین به بالا نوشته شود، ولی نیاز به گفتگوی بالا به پایین برای اطمینان از اینکه اهداف انتخابی در راستای ارزش‌های سازمانی هستند وجود دارد.
دومین استراتژی حمایتی اطمینان از پاسخگویی گذشته‌نگر است. کارکنان تمایل به تعیین اهداف و نتایج کلیدی و سپس فراموش کردن آن‌ها دارند. در پایان فصل، بررسی آنچه که در گذشته روی داده ضروری است این امر تنها گزارش دهی امتیازات درباره نتایج و اهداف کلیدی نیست، بلکه مرور درس‌آموخته‌های کسب‌وکار است و پاسخ‌دهی به سوالاتی از قبیل در فصل گذشته چه اتفاقی افتاد؟ چرا اتفاق افتاد؟ آیا ما نتایج و اهداف کلیدی درستی را انتخاب کردیم؟ آیا واقعا قابل اندازه گیری بودند؟ آیا نتایج و اهداف کلیدی ما ارزش سازمان را رشد می دهند؟ آیا ارزشی برای مشتریان ما ایجاد می‌کنند؟
۱-۲– هماهنگی / مطابقت
علت اصلی انتخاب اهداف و نتایج کلیدی در سازمان‌ها افزایش هماهنگی می‌باشد. اگرچه، بدست آوردن هماهنگی نیز مشکل استفاده از برنامه های نتایج و اهداف کلیدی سازمانی است.
دو نوع هماهنگی وجود دارد: راهبردی و افقی. راهبردی اشاره به این دارد که چگونه هدفی به صورت راهبردی بر هماهنگی اثر می گذارد. این امر هماهنگ عمودی بوده و در اینجا فرآیند مذاکره بسیار کمک می‌کند.
هماهنگی افقی اشاره به هماهنگی بین تیم‌ها دارد و درباره بهتر کارکردن از نظر عملکرد با تیم‌های دیگر است. کارمندان معمولا این حس را خواهند داشت که می توانند به اعضای تیم و رییس خود و همچنین گزارش‌های مستقیم اعتماد کنند، ولی اعتماد آن‌ها در همکاری با تیم‌های دیگر کمتر است. این یک مشکل است چرا که بسیاری از کارهای امروزی در تیم هایی با هماهنگی متقابل روی می دهد.
اگر شما از یک فرآیند مدیریتی و حکمرانی خوب استفاده کنید فرآیند اهداف و نتایج کلیدی می‌تواند به هماهنگی افقی کمک کند
به هنگام نوشتن اهداف و نتایج کلیدی، به دقت وابستگی‌ها و محدودیت‌ها را ثبت کنید. به بیانی دیگر، چه کسی در سازمان می تواند در دستیابی به یک هدف کلیدی کمک کند و درباره محدودیت‌ها صحبت کنید و تصمیم بگیرید که آیا کارکنان ظرفیت برای کمک دارند یا خیر.
اگر واحدهای دیگر برای دستیابی به اهداف کلیدی با شما هماهنگ شوند، کار عالی پیش می‌رود و اگر هماهنگی برای دستیابی به اهداف کلیدی را قبول نکنند امیدی به موفقیت آن نیست. شما می‌توانید هماهنگی برای دستیابی به اهداف کلیدی را در به مدیریت و رهبری سطح بالاتر ارائه دهید. بدین ترتیب، انجام هماهنگی برای هدف شما با اجبار در اولیت قرار می‌گیرد و سبب موفقیت شما در دستیابی به هدف کلیدی می‌شود. بعضی اوقات شخص باید تصمیمی بگیرد که آیا نتیجه یا هدف کلیدی اهمیت راهبردی برای پیشرفت شرکت دارد یا خیر.
۱-۳– تمرکز
بزرگترین دستاورد اهداف و نتایج کلیدی تمرکز است. سازمان می‌خواهد بیشتر متمرکز باشد. نتایج و اهداف کلیدی مسابقه‌ای برای نشان دادن فعالیت‌های شما نیست بلکه نقض اصلی آن این است نشان دهد که اکنون چه چیزی مهم است؟ و پیروزی بزرگ برای ما چیست که بر روی آن تمرکز کنیم؟
عامل اساسی برای نوشتن اهداف و نتایج کلیدی متمرکز صرف وقت به منظور خوب و ارزشمند شدن آنهاست.
هر چه فکر و نظم بیشتری برای نوشتن هدف خاصی صرف شود، تعهد نویسنده برای دستیابی به آن بیشتر خواهد بود. وقتی که نوشتن نتایج و اهداف کلیدی سریع و مبهم است، شما به آن متعهد نیستید، و نمی دانید برای بدست آوردنش از کجا شروع کنید. اگر تمرکز برای سازمان شما یک مشکل است، از افراد بخواهید که نتایج و اهداف کلیدی که خوب درباره‌اش فکر شده است را برای فصل بعدی بنویسند. نوشتن یک نتیجه و اهدف کلیدی شما را خیلی به جلو می برد، و شما به استراتژی حمایتی برای تحقق آن ها نیاز دارید.