یایید با این امر روبرو شویم. شروع با نتایج و هداف کلیدی می تواند دلهره آور باشد. سوال رایج مدیران از من به عنوان مشاور و مدرس، این است که ” من فرایند نتایج و اهداف کلیدی را درک می کنم، اما چگونه این فرایند را به مرحله اجرا دربیاورم؟”خوشبختانه، زمان‌هایی که گفتگوهای ساختاریافته‌ای مدیران با اعضای تیمشان برای تعریف مهم‌ترین اولویتها و نحوه دستیابی به آنها سبب ساختن و مدیریت کردن راحت تر اهداف و نتایج کلیدی می‌شود و این گفتگوهای ساختاریافته دقیقا موجب پرسیدن سوالات درست می شود جلسات مدیر-کارمند نباید پیچیده باشد، همچنین سوالاتی که پرسیده می شود نیز نباید پیچیده باشد. در ادامه سوال‌های پیشنهادی برای افزایش کیفیت گفتگو در جلسات مدیر-کارمند ارائه می‌دهم.
پرسشهای جلسه مدیر-کارمند
- – چه نتایجی می خواهید در این فصل بدست آورید؟
- – چگونه پیشرفت کار را ارزیابی می‌کنید؟
- – چه منابع یا حمایت‌هایی مورد نیاز است
پرسش هایی برای مدیران:
- آیا کارمند بر روی خروجی مناسبی تمرکز کرده است؟
- آیا اولویت های دیگری وجود دارد که کارمندان باید در این فصل بر روی آنها تمرکز کنند؟
- چگونه نتابج و پیامدها برای تمرکز بر روی این بخش مشارکت خواهند کرد؟
فرآیند درست در جایگاه مناسب زمینه‌ساز رفتار صحیح است. من با استانداردسازی و کارآمدسازی فرایند گفتگوها از طریق پرسشهای بالا به بسیاری از مشتریان کمک کرده‌ام. جلسات مدیر-کارمند در ایجاد اهداف و نتایج کلیدی سبب دستیابی به چارچوب ساختاریافته و مشترک با مدیر می‌باشد.
کارمندان می توانند اهداف و نتایج کلیدی خودشان را بررسی و نظر مدیر را در مورد آنها بپرسند. و نتایج آن‌را در جایگاهی درست مستندسازی کنند و از طریق این گفتگوها، اهداف و نتایج کلیدی در مسیری صحیح قرار می‌گیرد.
شرکت Endeavor Global با ۲۸ شعبه در جهان که من به عنوان مشاور با آنها کار کردم و این فرایند برای آنها کارامد بود. این شرکت از جلسات مدیر-کارمند برای شروع اولین بخش از اهداف و نتایج کلیدی استفاده کرد. آنا هس، مدیر حرفه‌ای واحد مدیریت و عملیات شرکت اندیویر بیان کرد که” جلسات گفتگو به صورت عالی من را برای تفکر درباره اهداف و نتایج کلیدی خودم و همچنین درک پیامد آنها آماده می‌کرد. زمان بندی جلسات عالی بود”
- بسیاری از رهبران برنامه ما، چندین مزایای اضافی زمانی دیدند که تیم ها از گفتگوها برای ساختن اهداف و نتایج کلیدی خودشان استفاده می کردند،. نه تنها این ورودی ها دستورالعملی برای هدایت فرآیند جدید ارائه می دهد، کارمندان را برای موفق بودن در اولین تلاششان در اهداف و نتایج کلیدیشان توانمند می سازد، بلکه به کارمندان نیز برای ایجاد سابقه ای از نحوه ساخت اهداف و نتایج کلیدی شان کمک می کند بنابراین می توانند از آن به عنوان منبع آینده استفاده کنند.
- استفاده از گفتگوها برای هدایت مدیران و کارمندان در ساختن اهداف و نتایج کلیدی، راهی ساده و موثر است که در تبدیل اهداف و نتایج کلیدی به مرحله اجرا نیز کمک می‌کند.
جلسه‌ی فردی: فرایند کار و بهترین تجارب
جلسات بررسی هفتگی، جلسات فردی، یا جلسات ایستاده روزانه یا با هر نام دیگری، می توانیم بر روی آن توافق داشته باشیم که این موارد به میزان قابل توجهی برای تعامل روزانه مدیران با گزارش‌های مستقیم ضروری است
“جلسات فردی، یکی از مهم ترین ابزارهای بهره‌وری است که شما به عنوان یک مدیر در اختیار دارید.”
الیزابت گریس ساندرس، نویسنده چگونه زمان خود را مانند پول سرمایه گذاری کنید
جلسه فردی موثر به مدیران برای پاسخ به پرسشهای استراتژیک مانند اینکه : آیا تیم بر موارد درستی تمرکز کرده است؟ کمک می‌کند و برای کارمندان، نشان‌دهنده تعهد بلندمدت سازمان به رشد و موفقیت شغلی آنها در درون سازمان است. قبل از توضیح فرایند جلسات فردی و بهترین تجارب این زمینه، باید به این موضوع توجه کنیم که چرا بسیاری از سازمان‌ها با استفاده از این استراتژی به موفقیت رسیده‌اند.
چرا جلسات فردی موثر است؟
به طور پیش فرض ،ارتباط در جلسات فردی در اختصاص زمان مشخصی برای مدیران جهت جمع آوری بازخورد از گزارش های مستقیم، ارزیابی اولویت‌های هفتگی و دستیابی به کمک موثر است. مزایای ارتباط در جلسلت فردی می تواند بازه‌ای از افزایش اعتماد مدیران به گزارش‌های مستقیم، ارتقای سطوح بهره‌وری ، و افزایش وفاداری تیم‌ها باشد. این مزایا زمانی اتفاق می افتد که گزارش‌های مستقیم به مدیران به صورت منظم و با اشتراک گذاری چالش‌ها برای دریافت حمایت مستقیم مدیر همراه باشد.
بهترین تجارب جلسات فردی
مدت زمان
تعیین یک ساعت هر هفته برای هر یک از گزارش‌های مستقیم کارمند به مدیر، بسیار مهم است. در حقیقت، light house leadership and management، توصیه می کند بیشتر جلسات فردی بین ۳۰ تا ۶۰ دقیقه باشد. به این دلیل که هر چیزی بیش از ۶۰ دقیقه می تواند برای هر دو اشخاص خسته کننده باشد اما هر چیزی کمتر از ۳۰ دقیقه به شما زمان کافی برای ارائه دادن راههای پیش‌رو و اشتراک منابع را می دهد. در ۶۰ دقیقه شما فرصت برای ارائه چندین موضوع مختلف با پرسشهای پایان باز و همچنین اجازه به دیگر موضوعات برای بررسی در آن جلسات را می دهید. جلسات فردی وقتی به صورت موثری برگزار شد، می‌توانند راهنمایی ارائه دهند و گام های بعدی اجرا را تعیین کنند.
هماهنگی
در ۷geese، ما به صورت هفتگی جلسات فردی را انجام می‌دهیم. ما این جلسات را برای کمک به بازتاب وضعیت اولویتها و قرار گرفتن در مسیر موفقیت در هفته‌های بعدی پیشنهاد می‌کنیم. اگر تاکنون جلسات روزانه ایستاده برگزار می‌کردید، جلسات شخصی فرصتی عالی برای گفتگوهای بیشتر در مورد رشد و توسعه شغلی ایجاد می‌کند. هماهنگی‌های هفتگی می توانند برنامه های روزانه را به گفتگوهایی کاری تبدیل کنند زمانی که در مورد اهداف بلندمدت گفتگو می‌شود. اگر هفته های بسیاری بین جلسات فردی فاصله بیفتد، موضوعات مهمی که سبب یادگیری می‌شوند از بین می‌روند. همانطور که در lighthouse leadership and management بیان شد، گفتگو در مورد هر چیزی که در سه هفته گذشته اتفاق افتاده است بسیار سخت است و بیشتر از یک ساعت طول خواهد کشید.
برگزاری جلسات فردی با هماهنگی بیشتر، مدیران به وسیله گزارش‌های مستقیم می توانند برنامه های عملیاتی در زمان مناسب برای دستیابی به اهداف بیشتر ایجاد کنند.
چک لیست فرایند کاری یک جلسه فردی ساده
شما در حال آغاز جلسات فردی یا در جستجوی بهتر کردن فرآیند بازخورد هستید، ما چک لیست زیر را برای کمک به بهبود فرایند کاری شما فراهم کرده‌ایم.
قبل از جلسات فردی
زمان برگزاری: در یک روز و زمان ثابت جلسات را برگزار کنید. این زمان را بر روی تقویم به عنوان فعالیتی همیشگی مشخص کنید.
مکان برگزاری: برای تغییر مکان برگزاری جلسات فردی منعطف باشید. می‌توانید که همه چیز را تغییر دهید تا زمانی که زمان با ارزش برنامه ریزی شده را از بین نبرد.
چه چیز(موضوع جلسه): موضوع عمومی جلسات را با مضامین و پرسش های تکراری به اشتراک بگذارید. در اینجا برخی پیشنهادات آورده شده است:
چه چیزی در نقش شما خوب پیش می رود؟ هیچ پیروزی در این هفته بوده است؟
با چه چالش هایی روبرو هستید و چگونه تیم می تواند کمک کند؟
مهم ترین مواردی که شما در این هفته انجام داده اید چه بوده است؟
آیا چیز دیگری وجود دارد که نیاز به صحبت برای هفته بعدی داشته باشد؟
در حین برگزاری جلسات فردی
چه چیزی: به ساختار و فرم جلسات وفادار بمانید. این امر فرآیند جلسات فردی را ساده تر کرده و از گفتگوهای نامربوط جلوگیری می کند. از زمان باقی مانده برای اکتشاف موضوعات دیگر مورد علاقه کارکنان خود استفاده کنید که شامل اهداف شغلی و چالش ها است.
چه کسی: در جلسه فردی خوب ۹۰% گفتگو از گزارشات مستقیم می آیند. نقش مدیر هدایت گفتگو، گوش دادن و ارائه دستورالعمل است. در جلسات فردی زمانی برای گزارشات مستقیمی که باید بر آنها تمرکز شود وجود دارد.
چگونه(به پایان می رسد): ما پیشنهاد می‌کنیم که گفتگو را با امور اجرایی که بین جلسات فردی کنونی و بعدی اتفاق خواهند افتاد خاتمه دهید. این امر حرکت رو به جلو و انگیزه در راستای دستیابی به اهداف را افزایش می دهد.
بعد از جلسات فردی
در طول گفتگو، نکات کوچک را یادداشت کنید. با استفاده از این راه، شما می توانید به درستی پس از جلسات فردی نکات خود را مرور کنید و اگر تا کنون این کار را انجام نداده اید، این امر را با کارمند خود جهت اطمینان از اینکه هر دوی شما در یک طرف قرار گرفته‌اید، به اشتراک بذارید. این امر موجب تاریخچه‌ی دقیق از امور اجرایی می شود.
اقدامات عملی اساسی
- جلسات فردی داشته باشید
هماهنگی ایجاد کنید: هفتگی یا دو هفتگی. این به تیم شما بستگی دارد که هر نفر چه مدت زمانی نیاز دارد. همان گونه که شما هر کدام از گزارش‌های مستقیم خود را بدون کاهش توجه منظم و ثابت ارائه می دهید، علاقه‌مند هستید که افزایش تعهد را مشاهده کنید.
- آمادگی، اجرا و بازخورد
با آماده کردن یادداشت های جلسات قبل از جلسه به تیم خود احترام بگذارید. زمان مشخص شده برای جلسات باید به صورت واقعی صرف ارائه نیازها و ایجاد برنامه عملی برای حرکت رو به جلو شود.